内部統制システム

INTERNAL CONTROL

当社の業務の適正を確保するための体制を掲載しています。

東亜石油グループが持続可能な発展を遂げていくためには、利益や配当などの財務面はもとより、環境や社会にも十分に配慮した経営を行い、同時に、全てのステークホルダー(株主、顧客、取引先、従業員、地域住民及び社会など)に対する責任を認識し、企業価値を高めていくことが必要だと考えています。 当社グループ(当社および当社子会社)は一つの企業集団として、その社会的責任を果たし、地域社会との共生を図りながら、経営の一層の透明性と効率性を追求するため、以下の基本方針を定めて自律的なチェック機能を備えた内部統制体制を構築し、バランスのとれた健全な経営を実践して長期にわたり持続可能な発展を目指します。

1.当社および子会社の取締役および従業員の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

  • 当社の取締役会は、当社の「取締役会規程」に基づき、重要事項について決定するとともに、業務執行の監督にあたる。
  • 親会社の「コンプライアンス規程」に依拠し、且つ当社の「コンプライアンス規程」に基づきコンプライアンス委員会を設置し、通報窓口等に報告されたコンプライアンス懸念事例に対する適正な対応をモニターするとともに、当社および子会社におけるコンプライアンス活動を推進する。
  • 「経営理念」、「行動原則」および「コンプライアンスブック」等を活用し、当社グループ全体にコンプライアンスを徹底する。
  • 親会社の「コンプライアンス相談窓口」と、当社の「相談窓口」を当社および子会社の従業員等と協力会社の従業員等が活用することにより、コンプライアンスに関する疑問点や問題点の解決の一助とするとともに、問題点の早期発見及び是正・抑止に繋げる。

2.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

  • 職務の執行に係る情報については、当社の「取締役会規程」、「決裁権限規程」および その他社内規程に基づき、保存、管理する。

3.当社および子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  • 環境変化とその影響を予測して対応を図るべく、取締役会等の場において、潜在的な経営リスクについて議論する。
  • 親会社の「リスクマネジメント基本要綱」に依拠し、且つ当社の「HSSE基本方針(健康・安全・危機管理・環境についての基本方針)」、「内部統制及び自己管理に関する規程」に基づき、リスクマネジメント活動を推進する。
  • 親会社の「危機発生時の対応規程」、当社の「危機管理対応規則」、「防災対策基準」その他社内規程に基づき、当社または子会社において万一重大な危機が発生した場合にも迅速・的確に連絡および対応をする。
  • 当社および子会社の各執行部門は、親会社の「内部統制及び自己管理に関する規程」に依拠し、当社の「内部統制及び自己管理に関する規程」に基づき、業務上のリスクについて、自主点検表等を活用した自己管理を行う。

4.財務報告に係る内部統制

  • 親会社の「財務報告に係る内部統制評価規程」に依拠し、且つ当社の「財務報告に係る内部統制評価規程」に基づき、当社の財務報告の信頼性を確保するための体制を構築し、財務報告に係る内部統制の適切な整備・運用を図る。
  • 親会社に対し、財務報告の適正性および法令遵守等にかかる諸施策の実施状況について定期的に報告し、その実効性を確認するとともに、定期的な見直しを行う。

5.反社会的勢力との関係遮断

  • 暴力団・総会屋等の反社会的活動・暴力・不当な要求等をする人物および団体に対しては、毅然とした態度で臨み、一切の関係を遮断する。
  • 万一、反社会的勢力が攻撃してきた場合にも、これに屈せず断固として拒否し、的確に対応する。

6.当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  • 業務執行を効率的に行うため、執行役員を置く。
  • 当社の「決裁権限規程」に基づき、取締役会、社長、執行役員の権限を明確にする。
  • 当社の「取締役会規程」、「執行役員規程」および「経営会議規程」に基づき、経営に関わる戦略を立案・検討し、業務執行の意思決定を円滑かつ適正に行う。

7.当社並びに親会社および子会社からなる企業集団の業務の適正性を確保するための体制

  • 「関係会社管理規程」において、関係会社管理の責任を定めるとともに、その果たすべき役割・機能についても明確化する。また、具体的な管理事項については「決裁権限規程」および「業務分掌規則」に定める。主管部署および関係会社はこれらに従い必要な決裁および報告を行う。
  • 親会社との取引は原則として市場価格ベースとし、利益相反の防止を図る。
  • グループ標準のITインフラの活用および間接部門業務の集約化により、業務の効率化を図る。

8.当社の監査役がその職務を補助すべき従業員を置くことを求めた場合における当該従業員に関する事項

  • 監査役からの要請に基づき、監査役の職務を補助すべき従業員を配置する。

9.前項の従業員の取締役(監査等委員を除く)からの独立性および監査役の当該従業員に対する指示の実効性の確保に関する事項

  • 前項8の従業員を置く場合、その人事異動・評価等の最終決定には、原則として監査役の同意を要することとする。

10.当社および子会社の取締役および従業員等が監査役に報告をするための体制等、当社の他監査等委員への報告に関する体制

  • 取締役、執行役員および従業員は、監査役から業務執行について報告を求められた場合、または当社、子会社および親会社の経営に著しく影響を及ぼす重要事項やコンプライアンス違反等の事実を認知した場合には、速やかに監査役に報告するとともに、必要に応じて親会社の管理責任部署に報告する。

11.前項の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

  • 前項10の報告をした者に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止する。
  • 「コンプライアンス相談窓口」に相談したことにより、不利益な取扱いを受けることのない旨を「コンプライアンスブック」、「コンプライアンス相談窓口規則」等にも記載するとともに、研修等により周知徹底する。

12.監査役の職務の執行について生ずる費用等の処理に係る方針に関する事項

  • 取締役の職務の執行の監査等、監査役の役割・責務を果たすに当たって必要な費用は、当社が負担する。

13.その他当社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  • 代表取締役は、監査役と定期的なミーティングを開催し、監査上の重要事項について意見交換を行うものとする。
  • 監査役は必要に応じて、社内の重要な会議に出席することができるものとする。